Di quanti armadi da ufficio in acciaio ha davvero bisogno un ufficio

Un buon punto di partenza è dividere lo spazio di archiviazione per ufficio in tre categorie. Il primo è l'archiviazione attiva quotidiana come contratti, fatture, file HR e documenti utilizzati durante il normale lavoro. Il secondo è l'archiviazione operativa condivisa come forniture per ufficio, raccoglitori, materiali archiviati e registri di reparto. Il terzo è l'archiviazione di riserva a basso accesso per file più vecchi, documenti di backup o materiali confezionati. Quando queste tre categorie vengono combinate in un unico piano di armadietti, gli uffici spesso si ritrovano con troppi armadietti che bloccano la circolazione o con troppo pochi armadietti che costringono i documenti nelle scrivanie, nelle sale riunioni o negli scaffali aperti. Ecco perché la vera domanda non è quanti armadi per ufficio in acciaio dovrebbe acquistare un ufficio in totale, ma quanti sono necessari per ciascuna funzione di stoccaggio. La gamma di classificatori di Huabao riflette questa suddivisione funzionale, con classificatori a cassetti, armadi con ante a serrandina, armadi con ante battenti e armadietti offerti come formati di archiviazione per ufficio separati.

Nella maggior parte degli uffici, gli schedari a cassetti sono la soluzione migliore per l'accesso ai documenti ad alta frequenza. Una cassettiera compatta posizionata vicino al personale finanziario, delle risorse umane o amministrativo di solito supporta un recupero più rapido rispetto a un armadio con scaffale a tutta altezza. Huabao descrive i suoi schedari con cassetti come prodotti costruiti per aperture, chiusure e cambi di carico frequenti, con struttura metallica stabile, funzionamento regolare dei cassetti e chiusura centralizzata per l'uso professionale quotidiano. Ciò li rende più adatti ai reparti che lavorano con file attivi durante il giorno.

Per i reparti condivisi, un armadio più grande può spesso sostituire diverse piccole unità. Gli armadi con ante battenti e gli armadi con ante a serrandina sono generalmente più efficienti per raccoglitori, scatole di archivio, forniture per ufficio e contenitori per uso misto. Huabao afferma che gli schedari con ante battenti in genere includono ripiani regolabili per supportare diversi formati di documenti e densità di archiviazione, mentre gli armadi con ante a serrandina sono progettati per l'archiviazione verticale ed efficiente in termini di spazio. Ciò significa che un armadio condiviso opportunamente selezionato può spesso svolgere il lavoro di più armadietti piccoli se il layout interno è ben pianificato.

Un semplice modello di pianificazione può aiutare.

Questo tipo di disposizione di solito funziona meglio rispetto al posizionamento di mobili identici ovunque, perché segue il flusso di lavoro anziché la simmetria dei mobili. Il piano di armadietti per ufficio più efficiente è spesso quello che riduce le duplicazioni.

È qui che diventa importante anche il confronto tra produttore e commerciante. Un commerciante può solo chiedere quanti armadi sono necessari e poi citare un catalogo. Un produttore può aiutare a valutare se l'ufficio ha bisogno di più cassettiere, più armadi a scaffali o meno sistemi di archiviazione ma meglio configurati. Huabao si presenta come un produttore di mobili in acciaio con un sito di 60.000 metri quadrati, più di 200 macchine, 8 linee di produzione ed esportazioni in più di 40 paesi e regioni. L'azienda afferma inoltre di offrire servizi OEM e di operare con i sistemi ISO 9001 e ISO 14001. Ciò è importante perché la pianificazione della quantità di armadi è strettamente legata al tipo di armadio, alla configurazione interna e alla capacità di fornitura ripetuta, non solo al numero di unità.

Il materiale e la struttura influiscono anche sul numero di armadi realmente necessari. Gli armadi per ufficio in acciaio sono comunemente realizzati in acciaio laminato a freddo perché supporta una buona consistenza dimensionale, formabilità e saldabilità. ASTM A1008 copre lamiere di acciaio al carbonio, strutturali e bassolegate ad alta resistenza laminate a freddo in bobine e lunghezze tagliate. Nella pianificazione pratica dello stoccaggio in ufficio, questo è importante perché un armadio in acciaio ben strutturato può contenere uno spazio di archiviazione più organizzato in un unico ingombro rispetto a mobili più deboli che devono essere sottocarichi o sostituiti più spesso. Un armadio più robusto spesso riduce il numero degli armadi perché un'unità di stoccaggio adeguatamente progettata può gestire in sicurezza una gamma più ampia di articoli.

La panoramica del processo di produzione è importante per lo stesso motivo. Huabao afferma che la sua produzione comprende taglio, punzonatura, saldatura, verniciatura a polvere e imballaggio. Questi passaggi influiscono direttamente sulla rigidità del mobile, sulla precisione dei ripiani, sull'adattamento delle ante, sul movimento dei cassetti e sulla durabilità della superficie. Se un armadio è strutturalmente stabile e ben progettato internamente, una unità può spesso sostituirne due mal progettate. In altre parole, la quantità dei mobili non è solo una questione di layout. È anche un problema di qualità del prodotto. Gli uffici spesso acquistano in eccesso lo spazio di archiviazione quando non si fidano della capacità o dell'usabilità dell'armadio stesso.

I punti di controllo del controllo qualità sono un'altra parte fondamentale del calcolo. ANSI BIFMA X5.9 fornisce metodi di test per unità di archiviazione indipendenti, mobili e montate a parete. BIFMA lo descrive come lo standard per le unità di archiviazione e i riepiloghi dei test di settore spiegano che viene utilizzato per valutare la sicurezza, la durata e la resistenza meccanica negli ambienti d'ufficio. Ciò è importante perché gli uffici dovrebbero contare sulla durata utile e sulla stabilità quotidiana di ciascun armadio prima di decidere quanti acquistarne. Un armadio durevole con la giusta struttura interna è solitamente più prezioso di più unità di basse specifiche che creano problemi di accesso o si usurano presto.

La pianificazione OEM e ODM può anche ridurre la quantità non necessaria di armadi. Alcuni uffici necessitano di larghezze non standard, profondità ridotte, spaziatura speciale tra gli scaffali o strutture miste di cassetti e scaffali per adattarsi a stanze compatte o flussi di lavoro insoliti. Huabao afferma di fornire un servizio OEM, che consente di adattare la disposizione del mobile all'ufficio anziché costringere l'ufficio ad adattarsi al mobile. Ciò è particolarmente importante nei piccoli uffici, nelle cliniche, nelle sale amministrative delle scuole e nelle filiali, dove ogni metro quadrato è importante. Un piano di armadi personalizzato può spesso ridurre il numero totale di armadi aumentando l'efficienza di ciascuno di essi.

Le considerazioni sulla fornitura in grandi quantità sono ancora più importanti per i progetti multi-room. Se l'ufficio fa parte di un'implementazione aziendale più ampia, di un progetto educativo o di una rete amministrativa, la domanda giusta diventa quanti tipi di armadi sono necessari e quante unità di ciascun tipo dovrebbero essere standardizzate. Huabao afferma che le sue soluzioni di schedari sono progettate per un uso a lungo termine, compatibilità di sistema, ordini ripetuti e fornitura di progetti. Ciò suggerisce un approccio più strutturato in cui gli uffici utilizzano un numero limitato di modelli di armadietti in stanze diverse invece di acquistare molte unità una tantum. La standardizzazione può ridurre sia gli errori di conteggio delle unità che i futuri problemi di rifornimento.

Una lista di controllo pratica per l’approvvigionamento del progetto dovrebbe includere queste domande:
Quante persone utilizzano file fisici ogni giorno
Quanto spazio di archiviazione è attivo e quanto è basato sull'archivio
Un armadio condiviso può sostituire più unità da scrivania?
I reparti hanno bisogno di cassetti, scaffali o entrambi
L'ufficio si espanderà o ripeterà lo stesso layout in altre località?
Il fornitore può supportare modelli standardizzati o adattamenti OEM
L'armadio è costruito per un uso quotidiano a lungo termine secondo la logica di test riconosciuta delle unità di stoccaggio

Queste domande portano a una risposta più accurata rispetto al semplice calcolo del numero dei dipendenti o dei metri quadrati.

Quindi, di quanti armadi per ufficio in acciaio ha veramente bisogno un ufficio? Nella maggior parte dei casi, meno di quanto pensano inizialmente gli acquirenti, ma ognuno deve essere adattato meglio all'effettiva attività di archiviazione. Un ufficio pratico di solito necessita di un numero limitato di schedari attivi vicino agli utenti chiave, di uno o più armadietti condivisi per i materiali dipartimentali e di un archivio centralizzato solo dove è necessaria la conservazione della carta a lungo termine. Il totale corretto viene creato dal flusso di lavoro, non da congetture. Con la gamma Huabao di classificatori a cassetti, armadi con ante battenti, armadi con ante a serrandina e struttura di fornitura orientata al progetto, gli uffici possono creare un piano di armadietti più facile da gestire, più facile da scalare e più efficiente nel tempo.